Ang order ng pagbili ay isang wastong termino para sa accounting at ang pang-araw-araw na pamamahala ng aktibidad ng negosyo. Ang purchase order ay isang nakasulat na kahilingan sa isang supplier na may layuning bumili ng ilang partikular na item at sa presyong napagkasunduan na sa pagitan ng bumibili at ng nagbebenta.
Anong impormasyon ang kasama nito?
Ang kahilingan sa pagbili ay nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng pagbabayad at paghahatid, kaya ito ay isang pahintulot sa supplier na ihatid ang mga item at para sa supplier na magpakita ng kaukulang invoice. Dapat tandaan na ang lahat ng mga item na binili ng isang kumpanya ay dapat na sinamahan ng mga order sa pagbili, na kung saan ay may bilang na serial upang magbigay ng kontrol sa kanilang paggamit.
Ang mga order sa pagbili ay karaniwang ibinibigay sa orihinal at kopya, ang orihinal ay ipinadala sa supplier at ang mga kopya ay nakalaan para sa departamento ng accounting na maitala sa account payable (maaaring mayroon ding ikatlong kopya para sa departamento ng pagbili ng kumpanya ).
Ang mga sumusunod na seksyon ay kasama sa isang purchase order:
- Ang numero ng purchase order.
- Ang pangalan at address ng provider.
- Ang petsa kung kailan inilagay ang order at ang kinakailangang petsa ng paghahatid.
- Ang mga tuntunin ng paghahatid at pagbabayad.
- Ang dami ng mga item na inorder at ang kanilang paglalarawan kasama ang kanilang code number.
- Tungkol sa presyo, ang presyo ng bawat unit at ang kabuuang presyo ng pagbili ay ipinahiwatig, pati na rin ang gastos sa pagpapadala, kung naaangkop.
- Sa wakas, dapat tukuyin ng purchase order ang awtorisadong lagda ng responsableng tao.
Ang layunin ng purchase order
Ang detalyadong impormasyon sa itaas ay inilaan upang mapanatili ang isang tumpak na kontrol sa mga item na binili, dahil sa ganitong paraan ang isang kumpanya ay maaaring magpanatili ng isang accounting record ng mga operasyon ng pagbili nito.
Sa kabilang banda, hindi natin dapat kalimutan na kapag nag-issue ng purchase order ang isang kliyente, kinukumpirma niya at ginagawang pormal ang tiwala niya sa isang supplier.
Ang purchase order na ibinigay ng customer ay isa pang hakbang sa proseso ng pagbebenta, dahil ang pagbebenta ay hindi pa tiyak na nagagawa. Sa ganitong kahulugan, ang purchase order ay nagpapahiwatig na ang mga pamamaraan ng kumpanya ay dapat na mahusay na tinukoy at organisado. Bago mag-isyu ng purchase order, dapat alam ng customer kung ano mismo ang proseso para irehistro ito sa kanyang kumpanya at dapat ding tiyakin ng nagbebenta ang impormasyon sa dokumento.
Larawan: iStock - BernardaSv
